Datenschutzhinweis zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Bewerbungsverfahren

1. Allgemeines

Auf unserer Website schreiben wir Stellen aus, auf die Sie sich per E-Mail bewerben können. Ihre eingereichte Bewerbung wird an unsere Personalabteilung weitergeleitet und von dieser vertraulich behandelt.

Im Folgenden informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens.

2. Kontaktdaten

2.1. Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortliche im Sinne der DSGVO ist die:

SJS Schwieren Jansen Scherer GmbH
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Steuerberatungsgesellschaft

Friesenplatz 1
50672 Köln

E-Mail: office@sjs-kanzlei.de
Tel.: +49 (0) 221 / 33 77 64 – 0

2.2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragen

Unser Datenschutzbeauftragter ist:

Herr Dr. iur. Andreas Pinheiro, LL.M.
ap-datenschutz GmbH
Hohenstaufenring 8
50674 Köln
E-Mail: dsb@ap-datenschutz.de

3. Ihre personenbezogenen Daten

3.1. Kategorien personenbezogener Daten

Im Folgenden erläutern wir Ihnen, welche personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens von Ihnen genutzt werden:

• Bewerberstammdaten (Vorname, Name, Anschrift, Stellenposition)
• Qualifikationsdaten (Anschreiben, Lebenslauf, bisherige Tätigkeiten, fachliche Qualifikation)
• Zeugnisse und Zertifikate (Leistungsdaten, Beurteilungsdaten ect.)
• Öffentlich zugänglich gemachte, berufsbezogene Daten, wie z.B. Profile auf beruflichen Social Media Netzwerken
• Termindaten (z.B. frühestmöglicher Eintrittstermin)
• Weiterhin jegliche Daten, die Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung freiwillig zur Verfügung stellen

3.2 Herkunft der personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von Ihnen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhalten. Andernfalls erhalten wir persönliche Daten über Sie, falls Sie diese unter Verwendung einer Quelle einer Dritten Partei wie Facebook oder LinkedIn hinzufügen und den Dienst dazu nutzen, um mit unseren Mitarbeitern Verbindung aufzunehmen.

4. Rechtsgrundlagen und Zwecke der Datenverarbeitung

Die personenbezogenen Daten der Nutzer werden zum Zweck der Verwaltung und Erleichterung der Anwerbung von Mitarbeitern für unser Unternehmen verarbeitet. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten insbesondere unter Beachtung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze.

4.1. Durchführung des Bewerbungsverfahrens (§ 26 Abs. 1 BDSG)

Die Datenverarbeitung erfolgt für Zwecke des Bewerbungsverhältnisses, gemäß § 26 Absatz 1 BDSG. Personenbezogene Daten von Bewerbern dürfen für Zwecke des Bewerbungsverfahrens verarbeitet werden, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Anhand der zu besetzenden Position wird die Erforderlichkeit und der Umfang der Datenerhebung beurteilt. In speziellen Fällen können umfangreichere Datenverarbeitungen erforderlich sein. Dies ist dann der Fall, wenn Ihre angestrebte Position mit der Wahrnehmung besonders vertraulicher Aufgaben, einer verstärkten personellen und/ oder finanziellen Verantwortung verbunden ist, oder an gewisse körperliche und gesundheitliche Voraussetzungen geknüpft ist. Eine Datenverarbeitung in diesem Umfang erfolgt erst dann, wenn der Bewerbungsprozess zum Abschluss gebracht wird und Ihre Einstellung bevorsteht.

4.2. Aufgrund des berechtigten Interesses der verantwortlichen Stelle (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

In bestimmten Fällen verarbeiten wir Ihre Daten zu Wahrung eines berechtigten Interesses von uns oder Dritten.

• Zur Verteidigung von Rechtsansprüchen bei einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Im Falle eines Rechtstreits haben wir ein berechtigtes Interesse daran, die Daten zu Beweiszwecken zu verarbeiten.
• Datenabgleich mit EU-Anti-Terrorlisten nach Verordnungen (EG) Nr. 2580/2001 und 881/2002: Als Unternehmen sind wir aufgrund EU-Rechts verpflichtet, an der Terrorismusbekämpfung mitzuwirken. Personen und Organisationen, die auf den Terrorlisten geführt sind, dürfen keine Gelder zur Verfügung gestellt werden (Bereitstellungsverbot). Aus diesem Grund sind wir zu einem Namensabgleich mit den Terrorlisten verpflichtet.
• Beantragung von finanziellen Förderungen bei der Neueinstellung bei zuständigen Leistungsträgern (regionale Arbeitsagenturen, Integrations- bzw. Inklusionsämter der Bundesländer)

5. Empfänger(-kategorien) personenbezogener Daten

Ihre Daten werden hauptsächlich durch unsere Personalabteilung und den Fachbereichsleiter, der Ihre Position besetzt, verarbeitet. Teilweise sind jedoch auch andere interne Stellen an der Verarbeitung Ihrer Daten beteiligt.

5.1. Interne Abteilungen

Explizit können folgende, interne Abteilungen Datenempfänger sein:

• Personalabteilung
• Geschäftsführung
• Abteilungsleiter

5.2. Externe Dienstleister

Externe Dienstleister sind nicht im Bewerbungsverfahren eingebunden und erhalten keine personenbezogenen Daten.

6. Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer

Länder außerhalb der Europäischen Union (und des Europäischen Wirtschaftsraums „EWR“) handhaben den Schutz von personenbezogenen Daten anders als Länder innerhalb der Europäischen Union.

Für die Verarbeitung Ihrer Daten setzen wir deshalb keine Dienstleister ein, die sich in Drittländern außerhalb der Europäischen Union befinden.

7. Speicherdauer/Löschung Ihrer Daten

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange wie dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist.

Die von den Bewerbern zur Verfügung gestellten Daten können im Fall einer erfolgreichen Bewerbung für die Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses von uns weiterverarbeitet werden.

Soweit ein Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns nicht zustande kommt, können wir darüber hinaus noch Daten weiter speichern, soweit dies zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche erforderlich ist. Regelmäßig werden Ihre Daten innerhalb von sechs Monaten nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens gelöscht.

Die Daten der Bewerber werden ebenfalls gelöscht, wenn eine Bewerbung zurückgezogen wird, wozu die Bewerber jederzeit berechtigt sind. Die Löschung erfolgt, vorbehaltlich eines berechtigten Widerrufs der Bewerber, spätestens nach dem Ablauf eines Zeitraums von sechs Monaten, damit wir etwaige Anschlussfragen zu der Bewerbung beantworten und unseren Nachweispflichten aus den Vorschriften zur Gleichbehandlung von Bewerbern nachkommen können. Rechnungen über etwaige Reisekostenerstattung werden entsprechend den steuerrechtlichen Vorgaben archiviert.

8. Betroffenenrechte

Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Art. 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Letztlich steht Ihnen gem. Art. 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG das Recht, sich bei einer Datenschutzbehörde zu beschweren zu.

8.1. Widerspruchsrecht

Sie haben gem. Art. 21 Abs.1 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs.1 e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) oder aufgrund Artikel 6 Abs.1 Buchstabe f DSGVO (Datenverarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses) erfolgt, Widerspruch einzulegen, dies gilt auch für ein auf diese Vorschrift gestütztes Profiling.

Im Falle Ihres Widerspruchs verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

8.2. Widerruf der Einwilligung

Ihre Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf nur für die Zukunft wirkt.

8.3. Auskunftsrecht

Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogenen Daten wir über Sie gespeichert haben. Wenn Sie es wünschen, teilen wir Ihnen mit, um welche Daten es sich handelt, für welche Zwecke die Daten verarbeitet werden, wem diese Daten offengelegt werden, wie lange die Daten gespeichert werden und welche weiteren Rechte Ihnen in Bezug auf diese Daten zustehen.

8.4. Weitere Rechte

Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Berichtigung falscher Daten oder auf Löschung Ihrer Daten. Wenn kein Grund für die weitere Speicherung besteht, werden wir Ihre Daten löschen, ansonsten die Verarbeitung einschränken. Sie können auch verlangen, dass wir alle personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format entweder Ihnen oder einer Person oder einem Unternehmen Ihrer Wahl zur Verfügung stellen.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG).

8.5. Wahrnehmung Ihrer Rechte

Um Ihre Rechte wahrzunehmen, können Sie sich an die Verantwortliche oder an den Datenschutzbeauftragten unter den in Abschnitt 2. dieser Datenschutzhinweise angegebenen Kontaktdaten wenden. Wir werden Ihre Anfragen umgehend sowie gemäß den gesetzlichen Vorgaben bearbeiten und Ihnen mitteilen, welche Maßnahmen wir ergriffen haben.

9. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, noch sind Sie verpflichtet, die personenbezogenen Daten bereitzustellen. Allerdings ist die Bereitstellung personenbezogener Daten für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich. Das heißt, soweit Sie uns keine personenbezogenen Daten bei einer Bewerbung bereitstellen, werden wir das Bewerbungsverfahren nicht durchführen können.

Für den Abschluss des Arbeitsvertrages ist es erforderlich, dass Sie uns Sozialdaten und Personalien sowie Abrechnungsdaten bereitstellen.

Ohne diese Daten werden wir in der Regel den Abschluss des Vertrages ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und ggf. beenden müssen.

10. Sicherheit

Wir räumen der persönlichen Integrität Priorität ein und arbeiten daher aktiv daran, dass die personenbezogenen Daten der Nutzer mit äußerster Sorgfalt verarbeitet werden. Wir ergreifen die Maßnahmen, die vernünftigerweise erwartet werden können, um sicherzustellen, dass die persönlichen Daten der Benutzer und anderer Personen sicher und in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzrichtlinie und der GDPR-Verordnung verarbeitet werden.

Dennoch kann die Übertragung von Informationen über das Internet und mobile Netzwerke nie ohne Risiko erfolgen, so dass alle Übertragungen auf eigenes Risiko der Person erfolgen, die die Daten überträgt. Es ist wichtig, dass auch die Nutzer die Verantwortung dafür übernehmen, dass ihre Daten geschützt sind. Es liegt in der Verantwortung des Benutzers, dass seine Anmeldeinformationen geheim gehalten werden.

• Kontakt

Wenn Sie Fragen zu Verarbeitung von Bewerbungsdaten haben, senden Sie bitte eine E-Mail an office@sjs-kanzlei.de oder melden Sie sich gerne unter den in Abschnitt 2 genannten Kontaktdaten.

• Änderung dieser Informationen

Sollte sich der Zweck oder die Art und Weise der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wesentlich ändern, so werden wir die Datenschutzhinweise rechtzeitig aktualisieren und Sie rechtzeitig über die Änderungen informieren.